Das Masterplan-Klimaschutz-Konzept wurde in einer einjährigen Projektlaufzeit (Juli 2016 – August 2017) in enger Abstimmung mit der Koordinierungsstelle Klimaschutz der Stadtverwaltung Potsdam erarbeitet. Frühzeitig wurde dabei auf die Erarbeitung von konkreten Maßnahmen abgestellt, die in verschiedenen Versionen immer wieder diskutiert wurden.

Als kontinuierlicher Diskussionspartner und Steuerungsorgan diente der Potsdamer Klimarat, mit dem regelmäßig Zwischenstände besprochen wurden. Daneben fanden eine Reihe von bilateralen Gesprächen mit projektrelevanten Entscheidungsträgern und Datenhaltern statt, um sowohl die Ausgangslage als auch die Strategien und Maßnahmen auf die besonderen Gegebenheiten der Landeshauptstadt anzupassen. Auf zwei erweiterten Klimaratssitzungen konnten einzelne Fachfragen vertieft diskutiert werden. Allen Fraktionen der Potsdamer Stadtverordnetenversammlung wurde in gesonderten Treffen Gelegenheit gegeben, zu den Maßnahmenvorschlägen des Konzepts Stellung zu nehmen. Schließlich wurden vom Projektteam Themenworkshops durchgeführt, etwa zu den Bereichen Gendergerechtigkeit im Klimaschutz oder Jugendbeteiligung. Auf einer Auftaktveranstaltung mit Podiums- und Publikumsdiskussion wurde das Masterplan-Klimaschutz-Vorhaben im November 2016 einer breiteren Öffentlichkeit vorgestellt.

Das Stadt Forum Potsdam widmete dem Masterplan Klimaschutz im März 2017 eine eigene Veranstaltung unter dem Motto „Potsdam – Klimaschutz mit Zukunft“. Im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Potsdamer Klimadialoge in der URANIA Potsdam wurde wiederholt der Fokus auf das Thema Verkehr gelegt, so z.B. im April 2017 mit der Veranstaltung „Einfach einsteigen – Klimafreundliche Mobilität in Potsdam“. Der Masterplan-Prozess konnte zudem in lokalen wie in überörtlichen Medien verankert werden. Eine Übersicht über den Erarbeitungsprozess des Masterplan-Gutachtens gibt.